Qual empresa não gostaria de aumentar os seus rendimentos e reduzir custos? O significado disso é o aumento da lucratividade, que é a busca de qualquer empresário, em qualquer setor produtivo. E um dos caminhos para se conseguir o sucesso é por meio da otimização de processos.

Uma empresa é composta por inúmeros processos, sejam os mais estratégicos ou os mais rotineiros. Mas todos eles são fundamentais para a obtenção do resultado final.

Processos custam dinheiro e a otimização deles significa menos recursos empregados para se conseguir resultados ainda melhores. O resultado da equação é sentido nos balanços financeiros da organização, com números positivos.

Veja algumas dicas para realizar a otimização de processos no seu negócio!

Faça um mapeamento de processos

Você conhece todos os processos da sua empresa? Tendo em vista a quantidade de tarefas diárias que são realizadas pela sua equipe, é impossível saber tudo. Mas é preciso se empenhar nesse sentido.

A primeira providência para otimizar processos é conhecê-los. Afinal de contas, como você pode propor a otimização de algo que nem sabe se existe ou como funciona?

Para fazer um bom mapeamento de processos, você deve fazer um checklist com algumas perguntas!

  • Qual o começo e o fim do processo?
  • Qual o seu objetivo final?
  • Quais resultados ele deve gerar?
  • Quais setores e equipes estão envolvidos?
  • Quais são as atividades necessárias para o processo?
  • Que tipo de informação é gerada a partir do processo?

Reveja os processos constantemente

O mapeamento do processo é o primeiro passo, mas jamais deve ser abandonado. Processos devem ser revisados constantemente, pois sempre há melhorias a serem feitas.

Em empresas muito tradicionais, costuma circular a seguinte lenda: determinado processo é realizado da mesma maneira, desde que a empresa foi inaugurada. Por que? Ninguém sabe! Os funcionários responsáveis pelo processo só sabem responder que a atividade sempre foi feita do mesmo jeito, mas não sabem por que, e ninguém jamais teve a ideia de aprimorar isso.

Portanto, tome cuidado com processos muito antigos. O fato de eles funcionarem aparentemente bem não significa que não haja espaço para melhorias.

Automatize as tarefas rotineiras

As empresas possuem processos totalmente ligados à sua atuação, como o desenvolvimento de um software, por exemplo. Mas também há atividades que são rotineiras, como o processamento da folha de pagamentos.

Para que a sua empresa prospere, você precisa que seus funcionários estejam mais envolvidos com os objetivos estratégicos do que com as atividades de rotina. Por isso, procure automatizar as tarefas rotineiras.

Atualmente, existem diversos softwares de gestão que podem realizar esse trabalho para você, poupando custos e maximizando a atuação do seu capital humano.

Ouça as sugestões da equipe

Funcionários que estão envolvidos nos processos são os mais indicados para ajudarem na otimização deles. Para estimular a equipe a participar, crie uma espécie de banco de ideias. Os colaboradores terão abertura para dar sugestões de melhorias. Quem tiver uma ideia que seja aplicável, pode receber um prêmio simbólico da empresa.

Viu como é possível fazer a otimização de processos na sua empresa com atitudes simples? Participe da discussão deixando seu comentário neste post!